Verslo (veiklos) optimizavimas - tai nuolatinis, neišvengiamas bei būtinas procesas siekiant išlaikyti konkurencinį pranašumą rinkoje.
Geriausias verslo optimizavimo rezultatas pasiekiamas tuomet, kai įgyvendinti šie etapai:

Verslo procesų analizė

Verslo procesų analizės metu išanalizuojami bei dokumentuojami esami verslo procesai, jų tarpusavio sąryšiai.

Procesų optimizavimas,  standartizavimas bei kokybės rodiklių sistemos sukūrimas

Procesų optimizavimo tikslas - susijusių procesų suderinimas tarpusavyje, vertės nekuriančių / perteklinių procesų bei dokumentų eliminavimas.

Procesų / dokumentų standartizavimo tikslas - standartizuoti procesus bei dokumentus taip, jog jų vykdymui / pildymui būtų sugaištama kuo mažiau laiko, procesų vykdymas ar dokumentų pildymas būtų vienodas visuose įmonės padaliniuose.

Procesų dokumentavimo tikslas - dokumentuoti standartizuotus procesus tam, kad procesų dalyviai tiksliai žinotų ką, kaip ir kada daryti.

Veiklos procesų kokybės rodiklių (angl. KPI - Key Performance Indicator) sistemos sukūrimas yra svarbus žingsnis siekiant matuoti verslo optimizavimo / procesų efektyvumo rezultatus bei nustatyti tolimesniems tobulinimo tikslams.

Procesų optimizavimo rezultatas dokumentuojamas pasiruošiant galutiniam verslo optimizavimo etapui - automatizacijai.

Procesų automatizavimas

Šio etapo metu yra automatizuojami standartiniai - įprastai - dokumentų bei duomenų valdymo procesai. Automatizacija apima:

• Automatizuotą dokumentų (sutarčių, ataskaitų, formų) rengimą
• Dokumentų valdymą
• Duomenų srautų sutvarkymą, kad duomenys būtų vientisi, korektiški ir tik tokiu būdu teiktų pridėtinę vertę verslui.
• Automatizuotą duomenų surinkimą kokybės rodiklių rinkiniams
• Kt.